Sposób pracy z fakturami coraz częściej zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego szczegółu może wpłynąć na cały obieg dokumentów. W sytuacji KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych oraz późniejsze przeznaczenie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, wymianę dokumentów lub inne rozwiązania używane w biznesie.
Zakres takiego połączenia nie musi być natomiast identyczny w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur sprawia potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę często ukazują się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnych etapów pracy. O ile sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są aktualnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej uwagi wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów a także datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi jedynie o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest też to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być poprawnie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. O ile system automatycznie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które uprzednio funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były moderowane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu powinno się rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeśli operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny albo wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w sytuacji chwilowego kłopotu z komunikacją, jednak nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto więc ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane samoczynnie, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Istotne jest również wyświetlanie czytelnych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeśli pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma też sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być niezbędne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu lub osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki odcinek da się utworzyć na podstawie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część wyborów może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie bardzo ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został stworzony, przekazany, odebrany albo zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wtedy, gdy prędzej czy później powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF należy rozpatrywać jako detal całego obiegu informacji, a nie tylko jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Warto zobaczyć: API KSeF.