Sposób użycia budynku na prawdę bardzo często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Pojawiają się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przemyśleć nie tylko i wyłącznie obowiązujące potrzeby, lecz także te elementy, które mogą posiadać znaczenie w kolejnych latach.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu współzależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń oraz sposobów stworzenia późniejszych przekształceń. Zbyt dokładne planowanie pod obecne wyposażenie również może być kłopotem, jeżeli już założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba więc odnaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki modyfikacji bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.
Na decyzje projektowe wpływa również rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Każde z takowych rozwiązań ma swoje ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, możliwość ich późniejszego rozdzielenia a także warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie za każdym razem wystarcza. Powinno się jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce problemy pojawiają się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wtedy niezbędne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnorakich instalacji ma znaczenie już w trakcie tworzenia dokumentacji.
Ważną kwestią jest także implementację instalacji do charakteru wnętrz. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednakże w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się edycję aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Tyczy się to także instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, aby punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, niemniej jednak też był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wówczas można wycenić, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.
Na ostateczny kształt dokumentacji wpływają również informacje pojawiające się w trakcie realizacji. Projekt może zakładać konkretny przebieg trasy, niemniej jednak wykonanie natrafia na element konstrukcyjny, przekształcenie wysokości zabudowy lub inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich sytuacjach zmiana jest w pewnych sytuacjach konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmodyfikować jego długość, miejsce zakończenia lub sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie dosłownie niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego istotne jest, by po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko i wyłącznie pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń oraz rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.
Zobacz więcej: projekty instalacji elektrycznych.